Ramenwerk Workplace Adequacy™

Das Ramenwerk Workplace Adequacy™ basiert auf fünf wissenschaftlichen Prinzipien, erprobten Werkzeugen (Umfragen, Workshops und Leitfäden für Interviews) und einer strukturierten Methodik zur Entwicklung einer Arbeitsplatzstrategie. Das System wird verwendet, um die Vision und die Voraussetzungen der Organisation sowie die Anforderungen der Aufgaben an die Mitarbeiter zu erfassen. Die Methodik bietet klare Richtlinien dafür, wie relevante Daten für die Entwicklung einer Arbeitsplatzstrategie gesammelt, interpretiert und implementiert werden können.

Das Workplace Adequacy™-Ramenwerk dient als Grundlage für die Ausbildung zum zertifizierten Arbeitsplatzstrategen, die von WeOffice angeboten wird. Weitere Informationen zum System und der dahinterliegenden Forschung finden Sie in dem Buch “Workplace Strategy for the Flexible Office – Methods, tools and case studies with a focus on hybrid and activity-based ways of working”.

Im Folgenden finden Sie eine kurze Beschreibung der verschiedenen Teile des Frameworks mit Verweisen zu weiterführenden Informationen.

Die Prinzipien

Workplace Adequacy™ umfasst fünf wissenschaftlich fundierte Prinzipien, die entwickelt wurden, um Arbeitsplatzstrategen ein Verständnis dafür zu vermitteln, welche Aspekte bei der Entwicklung einer Arbeitsplatzstrategie wichtig sind. Die Prinzipien lauten: Richtig dimensionieren, Diversifizieren, Zusammenarbeit erleichtern, Richtiges erleichtern und Verständnis durch Beteiligung.

• Richtig dimensionieren
  Richtig dimensionieren Dieses Prinzip behandelt die Notwendigkeit, einen Arbeitsplatz für die richtige Anzahl von Personen zu schaffen – weder zu wenige, um Gedränge zu vermeiden, noch zu groß, um ineffizient zu sein und leer und verlassen zu wirken. Um dies zu erreichen, muss man die Anzahl der Mitarbeiter verstehen, die an einem normalen Arbeitstag im Büro sind. Die Dimensionierung ist eines der grundlegenden Prinzipien, das schwer aufzuwiegen ist, wenn es falsch gemacht wird, insbesondere wenn das Büro unterdimensioniert ist. Lesen Sie hier mehr zur richtigen Dimensionierung.
  
  
• Diversifizieren
  Diversifizierung bedeutet, verschiedene Arten von Räumen für verschiedene Aktivitäten zu schaffen. Unabhängig vom Grad der Flexibilität, der in Zukunft im Büro angewendet werden soll, müssen alle Arbeitsplätze diversifiziert werden. In traditionellen Büros erfolgt die Diversifizierung oft in Form von Besprechungsräumen und Aufenthaltsbereichen zusammen mit festen Arbeitsplätzen. In flexiblen Büros wie aktivitätsbasierten Arbeitsplätzen bedeutet Diversifizierung, verschiedene Arten von Räumen zu schaffen, von Arbeitszimmern über Kooperationsräume, Besprechungsräume, Schreibtische in offenen Räumen bis hin zu sozialen Bereichen und mehr. Um das Büro richtig zu diversifizieren, müssen Sie sowohl die physischen Umgebungen berücksichtigen, die für den beabsichtigten Arbeitsplatz erforderlich sind, als auch ausreichend viele Flächen jeder Art schaffen. Eine Möglichkeit, diesen Bedarf zu erfassen, besteht darin, die Workplace Adequacy™-Umfrage und den Workshop „Mein Tag im Büro“ zu verwenden. Erfahren Sie hier mehr über die Diversifizierung.
  
  
• Zusammenarbeit erleichtern
  Ein Arbeitsplatz sollte ein Knotenpunkt für Besprechungen und Interaktionen sein. Um Zusammenarbeit zu ermöglichen, müssen bestimmte grundlegende Bedürfnisse erfüllt sein. Es reicht in der Regel nicht aus, einfach eine flexible Arbeitsweise einzuführen oder Personen nebeneinander zu platzieren, um die gewünschten Effekte zu erzielen. Es bedarf weiterer Maßnahmen, die von diesem Prinzip erfasst werden. Im Folgenden werden drei Aspekte erläutert, die zu erfolgreicher Zusammenarbeit in Organisationen führen.
  
  • Privatsphäre – Ein grundlegender Aspekt für erfolgreiche Zusammenarbeit ist die Erfüllung des Bedürfnisses nach Privatsphäre für den Einzelnen. Wenn das Bedürfnis nach Privatsphäre nicht erfüllt ist, wird die Person auf verschiedene Weise versuchen, sich von Interaktionen fernzuhalten. Entweder geschieht dies mechanisch, indem die Person beispielsweise Kopfhörer aufsetzt und sich unzugänglich macht. Eine andere Möglichkeit, sich bei unzureichender Abgeschiedenheit vom Rest abzuschirmen, besteht darin, räumlich an einem anderen Ort zu arbeiten, zum Beispiel von zu Hause aus. Eine dritte Möglichkeit, sich abzuschirmen, besteht darin, Informationen kognitiv zu blockieren, was für das Gehirn anstrengend ist und zu Stress und Müdigkeit führen kann.
    
  • Verstehen weshalb – Ein weiterer grundlegender Aspekt für erfolgreiche Zusammenarbeit besteht darin, dass Einzelpersonen verstehen müssen, warum Zusammenarbeit mit anderen notwendig ist. Es reicht nicht aus, einfach darüber zu sprechen, dass verstärkte Zusammenarbeit für das Unternehmen von Vorteil ist. Es ist wichtig, klar aufzuzeigen, welche Bereiche des Unternehmens ihre Interaktionen erhöhen müssen und warum dies wichtig ist. Gleichzeitig müssen organisatorische Strukturen geschaffen werden, um die gewünschte Zusammenarbeit zu ermöglichen.
    
  • Die digitale und physische Umgebung – Schließlich müssen der physische Raum und die digitalen Kanäle so gestaltet sein, dass es für Mitarbeiter einfach ist, sich zu treffen und zusammenzuarbeiten.
    
    Hier können Sie mehr über das Prinzip der erleichterten Zusammenarbeit erfahren.
    
    
• Richtiges erleichtern
  Dieses Prinzip basiert auf der Tatsache, dass Menschen dazu neigen Aktivitäten mit einer hohen Überwindung zu meiden. Wenn wir einen einfacheren Weg wählen können, so tun wir dies meistens, selbst wenn ein Umweg mehr Vorteile gehabt hätte. Daher muss ein Arbeitsplatz so gestaltet sein, dass gewünschte Verhaltensweisen einfach umzusetzen sind. Dies bedeutet unter anderem, dass der Arbeitsplatz diversifiziert sein muss, damit gewünschte Bereiche in der Nähe der Umgebung liegen, von denen Mitarbeiter häufig ausgehen, und dass die Technik nahtlos funktioniert.
  Erfahren Sie hier mehr über das Prinzip des „Richtiges erleichtern“.
  
  
• Verständnis durch Beteiligung
  Dieses Prinzip konzentriert sich auf die Notwendigkeit, Beteiligung bei der Entwicklung einer neuen Arbeitsplatzstrategie in einer Organisation zu schaffen. Teilhabe ist nicht nur wichtig, um Vorhersehbarkeit in den Prozess zu bringen, sondern auch entscheidend, um zuverlässige Informationen über die Bedürfnisse am Arbeitsplatz effektiv sammeln zu können. Das Rahmenwerk Workplace Adequacy™ beruht tatsächlich darauf, von Anfang an und systematisch relevante Informationen durch Beteiligung zu sammeln. Das Rahmenwerk enthält auch Methoden und Werkzeuge zur Sammlung relevanter Daten durch Beteiligung. Diese werden weiter unten erläutert.
  Wenn Sie sich weiter mit dem Prinzip des Verständnisses durch Beteiligung befassen möchten, können Sie hier mehr darüber lesen.
  

Die Werkzeuge

Im obigen Abschnitt wurden die Prinzipien erläutert, die eine Organisation berücksichtigen muss, um eine geeignete Arbeitsplatzstrategie zu entwickeln. Um diese Prinzipien anzugehen, ist eine Grundlage erforderlich, die die Vision für die Zukunft beschreibt, die spezifischen Merkmale und Bedürfnisse der verschiedenen Gruppen oder Abteilungen berücksichtigt, Anleitung für die Präsenz am Arbeitsplatz gibt, die Aktivitäten, die Mitarbeiter durchführen, die Mobilitätsprofile des Unternehmens sowie die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Gruppen beschreibt.

Kein einzelnes Werkzeug oder Aktivität kann all diese Aspekte allein erfassen, daher ist eine Auswahl von Aktivitäten erforderlich, um die Grundlagen zu erfassen.

Im Rahmenwerk der Workplace Adequacy™ werden folgende Werkzeuge zur Erfassung verwendet, wobei jedes Werkzeug eine oder mehrere der oben genannten Grundlagen erfasst:

• Workshop mit der Geschäftsleitung
  In diesem Workshop kommen die Mitglieder der Geschäftsleitung zusammen und behandeln folgende Punkte:
  • Die Vision für den neuen Arbeitsplatz – Was möchte man mit der Arbeitsplatzstrategie erreichen und was soll den neuen Arbeitsplatz prägen?
  • Wahl der Arbeitsweise – Welche Flexibilitätsstufe soll am Arbeitsplatz angewendet werden?
  • Dimensionierungsniveau – Wie groß sollte das Büro dimensioniert sein?
    
    
• Fokusgruppeninterviews mit Abteilungsleitern
  Bei dieser Aktivität werden abteilungs- und einheitsspezifische Bedürfnisse erfasst, die über die üblichen Bedürfnisse am Arbeitsplatz hinausgehen. Durch ein halbstrukturiertes Interview konzentriert man sich auf die Besonderheiten und Bedürfnisse jeder Abteilung, die über die Bedürfnisse hinausgehen, die mit gängigen Arbeitsplatztypen verbunden sind. Beispiele hierfür sind Bedürfnisse nach Archiven, Vertraulichkeit, spezieller Ausrüstung usw. Während Ihrer Ausbildung zum zertifizierten Arbeitsplatzstrategen gehen wir im Detail auf alle Fragen ein, auf die Sie Antworten benötigen.
  
  
• Analyse der physischen Umgebung
  Hier haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Präferenzen für verschiedene Arten von Flächen bezüglich verschiedener Aktivitäten zu äußern. Die physische Umgebungsanalyse im Rahmen von Workplace Adequacy™ heißt „Mein Tag im Büro“.
  
  
  
  
• Workplace Adequacy™-Umfrage
  Gut konzipierte und validierte Umfragen ermöglichen es Ihnen, Informationen effektiv aus der gesamten Organisation zu sammeln. Die Fragebereiche in der Workplace Adequacy™-Umfrage wurden speziell entwickelt, um zu verstehen, wie der Arbeitsplatz funktioniert und kann für Bedarfsanalysen und die Entwicklung von Arbeitsplatzstrategien verwendet zu werden. Die Umfrage ist in drei Varianten verfügbar. „Aktuelle Situation verstehen“ für eine Ist-Analyse und zur Auswertung einer bereits durchgeführten Veränderung, „Bedürfnisse ermitteln“ zur Entwicklung einer Arbeitsplatzstrategie und schließlich „Veränderung gestalten“, um Aspekte zu erfassen, die wichtig sind, um den Prozess zu einer möglichen neuen Arbeitsweise zu erleichtern. Weitere Informationen zur Umfrage finden Sie hier.
  
  
  
  
• Anwesenheitsdaten
  Um den Arbeitsplatz richtig zu dimensionieren, sind Anwesenheitsdaten aus Zugangssystemen am zuverlässigsten. Durch die Anforderung von Daten aus dem System der letzten 60 bis 90 Tage erhalten Sie oft ein gutes Bild von der durchschnittlichen Anwesenheit von Tag zu Tag, wie stark die Schwankungen sind und welche Spitzenwerte auftreten. Diese Daten können in der Regel recht einfach abgerufen werden und sind unverzichtbar, um den Arbeitsplatz richtig zu dimensionieren.

Die Methode

Wenn, im übertragenen Sinne, die oben genannten Prinzipien die Hilfsmittel sind, die Sie benötigen, um ein Kuchen zu backen, dann sind die Tools die Zutaten, die in den Kuchen gehören. Was jetzt noch fehlt, ist das Wissen darüber, wie Sie die Werkzeuge verwenden und die Zutaten mischen, um ein gutes Ergebnis zu erzielen. Das Rahmenwerk Workplace Adequacy™ bietet auch diese Anleitung. Das System umfasst auch einen Prozess zur Datenerhebung und -analyse. Es ermöglicht dem Arbeitsplatzstrategen, von der Vision der Organisation und ihren Rahmenbedingungen geleitet zu werden und gleichzeitig eine geschäftlich angepasste Strategie auf der Grundlage der gesammelten Informationen zu entwickeln. Weitere Informationen zur Methode finden Sie in dem Buch „Workplace Strategy for the Flexible office, Methods, tools and case studies with a focus on hybrid and activity-based ways of working“ “Workplace Strategy for the Flexible Office – Methods, tools and case studies with a focus on hybrid and activity-based ways of working”

Über Aram Seddigh

Das Rahmenwerk Workplace Adequacy™ wurde von Aram Seddigh entwickelt. Aram ist Doktor der Arbeits- und Organisationspsychologie, zugelassener Psychologe und Ökonom. Seit seiner Promotion im Jahr 2015 unterstützt Aram Organisationen bei der Entwicklung und Umsetzung von Arbeitsplatzstrategien. Er ist auch ein erfahrener Redner und Workshop-Leiter. Aram ist CEO von WeOffice, das seinen Sitz in Schweden hat und in ganz Europa tätig ist.
Weitere Informationen zu Aram finden Sie hier.