Richtig Dimensionieren

Sie haben sich also dazu entschieden, sich auf die Reise zu einem neuen Büro und einer neuen Arbeitsweise zu begeben. Die Grundlage jeder Arbeitsplatzstrategie besteht darin sicherzustellen, dass das Büro die richtige Anzahl und die richtigen Arten von Arbeitsplätzen für die Mitarbeiter bereitstellt.

Dazu müssen Sie als Arbeitsplatzstratege eine Vielzahl von Faktoren verstehen. Wie viele Mitarbeiter werden voraussichtlich an einem beliebigen Tag im Büro arbeiten, und schwankt diese Zahl im Laufe der Woche? Welche Arten von Räumen bevorzugen die Menschen für individuelle Arbeit, Zusammenarbeit oder Besprechungen?

Die richtige Dimensionierung ist eines der fünf übergeordneten Prinzipien bei der Erstellung einer Arbeitsplatzstrategie (Workplace Adequacy™ Framework) – Sie können hier mehr darüber lesen. Es umfasst alles, was mit Büroplanung zu tun hat.

Basierend auf Arbeitsplatzforschung haben wir im Weiteren Faktoren aufgelistet, die bei der Dimensionierung des Büros für Ihre Belegschaft berücksichtigt werden sollten, insbesondere wenn diese flexibler arbeiten soll.

Über- und Unterdimensionierung

Eine häufige Herausforderung bei flexiblen Büros ist die Überbelegung oder dass Mitarbeiter einen Mangel an Platz erleben. Diese Erfahrung basiert oft auf der Kombination aus zu wenigen Schreibtischen im Verhältnis zur Anzahl der Mitarbeiter, die im Büro erwartet werden können, sowie einem Mangel an Unterstützung für die Einhaltung von Regeln zur Freihaltung von Schreibtischen und zur Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen bei Abwesenheit von Mitarbeitern, wie Studien in Schweden und den Niederlanden zeigen. Ein weiterer Grund ist das Vorhandensein verfügbarer Plätze, aber in Räumen, in denen Mitarbeiter nicht gerne arbeiten.

Es gibt viele gewichtige Gründe, eine Überbelegung zu vermeiden: Sie lenkt die Menschen in Räume, die weniger für ihre Arbeit geeignet sind, führt zu mehr Zeitverschwendung bei der Suche nach einem geeigneten Arbeitsplatz und erhöht psychischen und physischen Stress, der sich wiederum auf die Produktivität, Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter auswirkt.

Auf der anderen Seite führt die Überdimensionierung des Büros dazu, dass ein großer Teil des verfügbaren Platzes ungenutzt bleibt, was zu unnötig hohen Immobilienkosten führt. Es verhindert auch einen der wichtigsten Vorteile, die sich viele Menschen wünschen, wenn sie zu einer flexibleren Arbeitsweise wechseln, nämlich eine nahtlosere Interaktion zwischen den Mitarbeitern.

Planung des flexiblen Büros

Heutzutage, wenn die meisten von uns tragbare Laptops für die tägliche Arbeit verwenden, könnte man argumentieren, dass jeder Raum ein potenzieller Arbeitsplatz ist. Es spielt keine Rolle, ob Sie im Zug, in einem Café, auf einer Couch, an einem hohen Tisch oder auf einer Parkbank sitzen. Wenn Sie Ihren Laptop öffnen können, können Sie etwas produzieren. Aber diese Einstellung kann negative Folgen haben.

Viele anspruchsvolle Aufgaben werden unter guten ergonomischen Bedingungen besser erledigt. Die alleinige Verwendung eines Laptops bietet selten genug Unterstützung, wenn Informationen aus verschiedenen Quellen gesammelt werden müssen. Dies gilt insbesondere, wenn Organisationen stärker digitalisiert werden und der Einsatz von Papier abnimmt.

Ein Schreibtisch mit Dockingstation, Bildschirmen und anderem erforderlichen Equipment ist nach wie vor optimal für viele individuelle Aufgaben, da er dem Einzelnen die Möglichkeit gibt, Informationen richtig zu visualisieren.

In einem Raum ohne diese Möglichkeiten muss ein Einkäufer zwischen verschiedenen Fenstern wechseln, um Angebote zu vergleichen, ein Architekt muss ein- und auszoomen, wenn er einen Bauplan öffnet, und ein Sachbearbeiter muss zwischen verschiedenen Programmen wechseln, um die Informationen zu sammeln, die für eine Entscheidung benötigt werden. Natürlich ist es möglich, auf diese Weise zu arbeiten. Aber die Arbeit würde an einem richtigen Arbeitsplatz viel besser erledigt werden.

Dies macht es in einer flexiblen Arbeitsumgebung besonders schwierig, das Büro richtig zu dimensionieren. Sie müssen sicherstellen, dass das Büro über ausreichend Arbeitsplätze für individuelle Aufgaben verfügt, damit die Mitarbeiter die wegen dieser Art von fokusbasierten Aufgaben ins Büro kommen, tatsächlich einen geeigneten Arbeitsplatz finden können.

Hauptprinzipien der richtigen Dimensionierung

Bei der Gestaltung eines Büros möchten Sie Ihren Raum richtig dimensionieren – das heißt weder über- noch unterdimensionieren. Sie wollen auch berücksichtigen, wie sich die flexible Arbeit auf die Anzahl und die Art der Räume auswirken wird, die im Büro verfügbar sein müssen. Lesen Sie gerne die folgenden Artikel für konkrete Möglichkeiten zur Umsetzung:

1. Messung der Anwesenheit
2. Messung der Positionierung
3. Clean desk policy

Diese Artikel führen die Erläuterungen über das Prinzip der richtigen Dimensionierung weiter und geben Ratschläge dazu.

Weiterführende Literatur

Dieser Artikel basiert auf den fünf Prinzipien für die Entwicklung einer Arbeitsplatzstrategie, die wir bei WeOffice verwenden, um maßgeschneiderte Arbeitsplatzstrategien zu erstellen. Hier können Sie mehr darüber lesen.

Die Referenzen stammen aus dem Buch „Workplace Strategy for the Flexible Office“ von Aram Seddigh. Für weitere Informationen über das Buch und die Arbeitsplatzstrategie im Allgemeinen klicken Sie hier.

Referenzen:

Seddigh, A. 2022. Arbetsplatsstrategi för det flexibla kontoret : metoder, verktyg och case med fokus på hybrid och aktivitetsbaserat arbetssätt, Stockholm, Blue Publishing.

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Rolfö LV. Activity­based Flexible Office work enironments: Design and implementation processes and outcomes. Stockholm: KTH Royal Institute of Technology; 2018.

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