Richtiges erleichtern

„Richtiges erleichtern“ ist einer der fünf forschungsbasierten Grundsätze, die Teil des Workplace Adequacy™ Frameworks sind, das zur Gestaltung von unternehmensspezifischen Arbeitsplatzstrategien verwendet wird. Die Grundsätze dienen als Unterstützung für Organisationen, die entweder in ein neues Büro umziehen oder ihre aktuellen Büros umplanen. Sie eignen sich gut für verschiedene Arbeitsstile, sowohl für aktivitätsbasierte als auch hybride Arbeitsweisen, aber auch für traditionellere Büros. Der Grundsatz „Richtiges erleichtern“ berücksichtigt die Tatsache, dass Menschen oft Abkürzungen nehmen und sich dem Einfachen hingeben, auch wenn mehr Aufwand deutlich mehr Vorteile bringen würde. Daher sollte die beste Wahl die einfachste sein.

Menschen wählen am liebsten den einfachsten Weg

Kennen Sie das Konzept des „Nudging“ oder der Verhaltensökonomie? Diese Konzepte betreffen das Phänomen, dass wir Menschen nicht immer die logischsten und langfristig profitabelsten Entscheidungen treffen. Stattdessen neigen wir dazu, kurzfristige Belohnungen anzustreben, physische und mentale Abkürzungen zu nehmen, dem Verhalten anderer zu folgen und alten Gewohnheiten zu folgen. Diese Verhaltensweisen setzen wir ein, auch wenn wir mit etwas Überlegung erkannt hätten, dass wir langfristig von einem anderen Vorgehen profitiert hätten. Beispielsweise bleiben wir möglicherweise trotz konzentrationsfordernder Arbeit nicht an einem ruhigen Ort oder schreiben längere Texte auf dem Handy, anstatt den Computer zu verwenden.

Zwei Denksysteme

Warum tun wir das? In seinem Buch „Schnelles Denken, langsames Denken“ hebt der Nobelpreisträger Daniel Kahneman zwei mentale Prozesse hervor, die unsere Entscheidungsfähigkeit beeinflussen – das schnelle System 1 und das langsame System 2. System 1 ist ein automatisches System, das Informationen mit sehr wenig Anstrengung verarbeitet, oft ohne dass wir dies bewusst kontrollieren. System 2 hingegen tritt bei intellektuell anspruchsvollen Aktivitäten auf und erfordert aktive und bewusste Entscheidungen. Wenn System 2 aktiv ist, sind wir auf die Aufgabe fokussiert und haben das Gefühl, die Kontrolle zu haben. Aber System 2 ist auch bequem. Es überwacht ständig den weniger kritischen Ansatz, den System 1 verwendet, und kann eingreifen, wenn es zu Denkfehlern kommt oder das Verhalten in eine weniger wünschenswerte Richtung lenkt. Gleichzeitig ist es durch eine gewisse Trägheit gekennzeichnet und will sich so weit wie möglich schonen. Wenn die Dinge reibungslos laufen, akzeptiert System 2 daher oft die Sichtweise von System 1 auf das Geschehen und dessen Vorschläge für Maßnahmen. Darüber hinaus ist System 2 empfindlich und gibt schneller auf, wenn es müde ist oder lange Zeit belastet wurde. System 2 für routinemäßige Entscheidungen zu nutzen, wäre ineffizient und ressourcenintensiv, aber wir müssen es in Situationen identifizieren und einsetzen, die komplex sind, Genauigkeit erfordern oder mental anstrengend sind.

Die Arbeitsumgebung an das gewünschte Verhalten anpassen

Diese Prozesse beeinflussen, wie wir eine Arbeitsplatzstrategie gestalten sollten. Um eine gute Arbeitsumgebung zu schaffen, müssen wir die Umgebung – die physische, organisatorische und digitale Umgebung – so gestalten, dass sie das empfindliche System 2 nicht beansprucht. System 2 sollte bereit sein, sich der Lösung von Problemen zu widmen, die mit der Aufgabe zu tun haben, die der Einzelne vor sich hat. Um das Gehirn zu unterstützen, müssen wir also zwei Dinge tun:

1. Es dem Einzelnen leicht machen, eine Umgebung zu wählen, die zur Aktivität passt, und
2. Voraussetzungen schaffen, damit die richtige Wahl zur einfachsten Wahl wird.

Die Idee, verschiedene Bereiche für verschiedene Aktivitäten zu schaffen, zielt darauf ab, Umgebungen zu schaffen, die angemessen gestaltet sind und je nach Aktivität eine Anziehungskraft haben. Aber wenn man einen Standortwechsel aufgrund von Bedürfnissen fördern möchte, reicht es nicht aus, dass die Bereiche im Büro vorhanden sind. Man muss die Entscheidungsarchitektur so gestalten, dass der Entscheidungsprozess vereinfacht wird und Hindernisse für gewünschtes Verhalten beseitigt werden. Ein sogenanntes Nudge ist ein Trick, um es dem Einzelnen zu erleichtern, in eine bestimmte Richtung zu handeln. Zum Beispiel machen Menschen weniger Fehler und arbeiten effizienter bei anspruchsvollen Aufgaben, wenn es ruhig um sie herum ist. Wie kann also das Büro gestaltet werden, damit der Einzelne sich dorthin bewegt, wenn er sich konzentrieren muss? Interaktion und Begegnungen sind oft angestrebte Ziele bei der Umstellung auf eine neue Arbeitsweise. Wie also können wir Räume schaffen, zu denen Einzelpersonen gehen, wenn sie zusammenarbeiten müssen?

Vier Aspekte, die besonders vorteilhaft sind, um verhaltensorientierte Lösungen umzusetzen, sind:

1. Die 30-Sekunden-Regel: Bereiche, die zu weit entfernt sind oder aus irgendeinem Grund als unzugänglich empfunden werden, sind nicht im Repertoire des Mitarbeiters.
2. Nahtlose Anbindung: Es sollten keine Hindernisse für eine einfache und schnelle Verbindung zu verschiedenen Arbeitsbereichen vorhanden sein.
3. Nudge: Kleine Maßnahmen, die das Gefühl von Nähe und Überblick über die verschiedenen Arbeitsbereiche im Büro erhöhen oder das Lösen von Problemen erleichtern und gute Gewohnheiten fördern.
4. Soziale Normen: Einhaltung von Vereinbarungen und Gewährleistung, dass diese funktionieren.
   

Mehr Information:

Die „Richtiges erleichtern“-Prinzipien werden zusammen mit den anderen vier Prinzipien des Workplace Adequacy™ Frameworks als Teil einer unternehmensspezifischen Arbeitsplatzstrategie implementiert. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Wenn Sie sich näher mit den anderen vier Prinzipien beschäftigen möchten, können Sie dies hier tun.

Referenzen:

Seddigh, A. 2022. Arbetsplatsstrategi för det flexibla kontoret : metoder, verktyg och case med fokus på hybrid och aktivitetsbaserat arbetssätt, Stockholm, Blue Publishing.

Kahneman D. Thinking, Fast and Slow: Volante; 2013.